Много мениджъри не правят почти нищо, за да установят има ли необходимост от нови служители. Вместо това, тази необходимост изниква с течение на времето или се явява автоматичен отговор на нечие напускане. Така лесно могат да се вземат прибързани решения, които пренебрегват вътрешните кандидати и възможностите за преобразуване на длъжността.
Задавайки тези три въпроса:
- Какви са целите на екипа?
- Какви задачи изпълнява екипът?
- Какви умения (или способности) се изискват за изпълнението на тези задачи?
Отговорите, които ще получите, ще разкрият много за настоящите функции и цели на екипа. За да се превърне тази информация в „кадрови план“, е необходимо да продължите с въпросите:
Нуждае ли се екипът ви от нов човек?
- Как очаквате да се променят целите на екипа в близко бъдеще?
- Кои задачи се изпълняват добре от членовете на екипа?
- Какви компетенции притежават членовете на екипа?
- Каква е необходимостта от обучение на настоящите ви служители?
- Съществува ли натиск за или против размяна на длъжностите на сегашни служители?
- Какви вътрешни промени предвиждате?
- Как биха повлияли технологичните промени на работната практика?
- Възможно ли е ваши служители да напуснат, за да отидат в друг екип или организация?
Накратко, за да създадете кадровия план на екипа си, трябва да разберете, дали понастоящем са удовлетворени изискванията за нужните знания, умения и компетенции. След това трябва да проведете анализ на промяната, за да видите как сегашните условия може да се изменят в обозримо бъдеще.
Нека да разгледаме следния пример:
Представете си типичен финасов отдел в средно голяма финансова компания. Отделът се състои от единайсет души и се оглавява от финансовия директор Пламен. Неговият подчинен Димитър, експерт-счетоводител, се грижи за финансовите сметки. Експертът по финансов мениджмънт Вики отговаря за управленските отчети и информация.
Димитър има двама помощници, които се занимават с проверка на банковите сметки и с водене на инвентарната книга. Николай е експерт-счетоводител, назначен за шестмесечен период от местното бюро по труда. Той помага при проверката на банковите сметки.
Вики е началник на един старши аналитик /Петър/ с предстоящо дипломиране и други трима аналитици. Отделът има секретарка /Силвия/, която е пряко подчинена на Димитър.
Димитър съобщава на Пламен, че напуска, за да стане финансов контрольор в друга финансова компания.
Пламен трябва да му намери заместник, за което разполага с няколко варианта:
- Да назначи Николай на постоянна работа – колегите го харесват, той има нужните умения и е бил „дясната ръка“ на експерт-счетоводителя;
- Да потърси заместник извън компанията;
- Да преструктурира отдела, като направи Вики финансов контрольор с ежедневни отговорности и за финансовите, и за управленските отчети – тогава ще е наложително назначаването на младши експерт – счетоводител и повишението на Петър /старшия аналитик/ в длъжност експерт по финансов мениджмънт, ако той завърши квалификацията си в двумесечен срок;
- Да даде длъжността експерт-счетоводител на Вики, която желае да разшири отговорностите й, и да й назначи заместник, или да повиши Петър, след като завърши квалификацията си, и да му наеме заместник или от аналитиците в компанията, или от външни източници;
- Да запълни поста на експерт-счетоводител с човек на граждански или временен догвор – тук предимствата са бързина, гъвкавост и намалени постоянни разходи;
- Да не прави нищо.
Всеки от вариантите има своите плюсове и минуси. Може би първите два биха били естественият избор за повечето хора с подобен проблем. Най-големият минус тук е вероятният отрицателен ефект върху мотивацията на останалите членове на екипа. Вариантите с преструктурирането пък може да предизвикат други непредвидени проблеми, свързани с управлението на промяната.
Какво да стори Пламен?
Решението може да дойде чрез анализ на екипа.
Какви са целите на екипа?
Пред финансовия отдел стоят няколко спешни цели: проверка на банковите сметки, които са в пълна бъркотия от самото начало и вече са привлекли вниманието на одиторите; анализ на несъбираемите вземания; разработване на подробен финансов анализ. Главният изпълнителенн директор ясно е заявил на Пламен, че иска да получава точна и навременна информация. Дългосрочните цели на отдела ще бъдат изготвянето на „неофициални“ финансови отчети, редовни управленски отчети и финансови анализи. Пламен смята, че аналитичният аспект все повече ще доминира в работата, тъй като счетоводството на всички нива все повече се автоматизира.
Какви задачи изпълнява екипът?
Отделът има три основни задачи: подготовка на финансови и управленски отчети и специални управленски анализи. Тук ръководството настоява за повече внимание върху анализа на сегашната работна практика, резултатите и алтернативите за подобряване на конкурентноспособността на фирмата.
Какви знания, умения и компетенции се изискват за изпълнението на тези задачи?
За решаване на проблемите на финансовото счетоводство от служителите се изискват умения, каквито обикновено притежават завършилите счетоводство, финанси и/ или членовете на Асоциацията на дипломираните счетоводители. Чрез наемане на такъв човек с отлични счетоводни умения се дава увереност на одиторите, че се подхожда адекватно към проблема с банковите сметки. За да продължи разработката на управленските отчети, от служителя се изисква цялостно познаване на работата на организацията, добри счетоводни умения и счетоводния софтуер.Отделът за финансов анализ се нуждае от човек, който разбира въпросите от макро- и мкроестество, засягащи организационната рентабилност и финансовите анализи.
Анализът разкрива огромен пропуск в уменията на екипа: умения, свързани с финансовия анализ. Понастоящем екипът не доставя исканата от старшата управа информация. Пламен установява, че това, което първоначално е изглеждало като ясна цел – нов финансов счетоводител – не е истинския проблем.
Неговият екип има уменията да изпълнява всички задачи по финансово счетоводство, но му липсват аналитични умения.
Следва направата на анализ за съотношението разход-приход за ефективното назначаване на кадри, с който се търси отговор на въпросите:
Какъв е размерът на инвестицията при наемане на служител?
Каква е ползата от наемането на служител?
След този анализ ще бъдете сигурни, че няма да наемете някой, без да имате нужда от него, както и че няма да се опитвате да минете с настоящите си ресурси, когато би било логично да въведете нов човек в екипа.
Доверете ни се, за да повишим доверието на Вашите клиенти и служители във Вас.
Можете да се свържете с нас на телефон 0889 364 557 или чрез имейл на info@hrservices.bg
