Ако вашата компания използва възможности за работа от дома си за вашия екип, може да се окажете, че се нуждаете от някои разумни стратегии за въвеждане на новите служители на работа – а именно процес за работа с отдалечени служители.
Въпреки че са необходими малко допълнителни усилия и креативност, въвеждането в работа на отдалечените служители не е толкова труден за изпълнение план, колкото може да звучи. В крайна сметка много от всички отдалечени компании карат служителите да се чувстват добре дошли и включени за работа от разстояние от няколко години.
И колкото по-организиран е процеса, толкова по-добър е вероятният резултат за вас и вашите служители.
По-долу са представени няколко стратегии, които ще помогнат на новите отдалечени работници:
- Бъдете наясно със съответните им роли;
- Бъдете ангажирани с тяхната работа;
- Направете продуктивен принос за вашия екип.
On-board на отдалечени служители: същите цели, различен формат
Основната цел на remote служителите e да им дадете задълбочено разбиране за тяхната роля и да им предоставите увереност и яснота. Това може да им позволи да вложат пълната си енергия в работата си и наистина да се отличат. Отдалечените служители, когато започват работа трябва да имат същите цели.
Въпреки че не можете да премахнете естественото безпокойство, което възниква, когато някой влезе в нова роля, можете да помогнете за облекчаване на тревогите, които новите служители могат да почувстват, когато учат основните си задължения.
Да, дори и във виртуален контекст можете да постигнете успех със служителите, като осигурите структура и подкрепа, общувате добре и им помагате да се ангажират социално с вашия екип.
Когато екипа работи отдалечено
Да имаш страхотна система за въвеждане на отдалечени служители означава да имаш страхотен екип, който да поддържа процеса.
В идеалния случай всеки нов нает ще получи дистанционна поддръжка при въвеждане в работата от трима души:
- HR представител, който ще предоставя постоянна подкрепа, свързана с ранните въпроси, свързани с трудовия договор, отпуските, обезщетенията, почивките, ваучери за храна и т.н.
- Определеният ИТ представител помагащ при създаването на нов офис при отдалечена работа.
- Мениджърът или прекият ръководител служи като основно ръководство за въвеждане, помага на служителите да се адаптират бързо към организацията и свързват работата си с визията на вашата компания.
За поддръжка на ИТ и HR процесите е най-добре да дадете на новите отдалечени служители конкретни имена и информация за контакт, а не само номер за обаждане или линк. Персонализирането на тези форми на подкрепа може да помогне на отдалечените служители да се чувстват по-свързани.
Проактивни стратегии за заетост
Подготвянето и въвеждането на новите служители още от първия ден за всяка работа е важно. Когато учите новите членове на екипа и конкретно, проактивността – и колегиалността – между приемането на офертата за работа и първия ден помага да се определи правилния професионален тон.
В отдалечен контекст, мениджърите трябва да положат малко повече усилия, за да помогнат на новите си служители да се подготвят да започнат. Ето времева линия, очертаваща някои важни допирни точки, които трябва да направите през този период преди наемане на работа.
Времева линия преди наемане на работа:
1. Две седмици преди първия ден
Изпратете имейл на служителя и ги уведомете датата, на която ще им бъде доставена офис техниката (ако вашата компания я предоставя).
2. След доставка на оборудване
Обадете се на служителя, за да се уверите, че са получили офис техниката си.
3. Една седмица преди първия ден
Направете видео разговор със служителя, за да се уверите, че може да влязе в своите компютърни и телефонни системи. Това е подходящ момент да разберете дали нещо липсва от тяхната настройка.
Дистанционен комплект за посрещане на служители
Ако предоставяте на новия си отдалечен служител издадена от компанията офис техника, можете да използвате пратката на тяхното оборудване като възможност да предоставите допълнителна информация за въвеждането в работата.
Ето някои идеи за неща, които да включите в отдалечен комплект за посрещане на служители:
· Цялата необходима офис техника – лаптоп, телефон и всякакъв друг хардуер;
· Отпечатана пътна карта, в която подробно се описва как да настроите домашния си офис и да влезете в системите на вашата компания за първи път;
· Напомняне, че всичко е настроено една седмица преди началната им дата;
· Справочно ръководство за всички инструменти и ресурси, достъпни за тях (напр. информация за контакт на техния ръководител, лицата, отговарящи за човешките ресурси и информационните технологии);
· График на срещите за първия им ден или седмица.
Това са най-важните моменти, но може да включите и аксесоари или тениски с логото на вашата компания, сертификати за подаръци към услуга за доставка на храна в техния район или други прости подаръци.
Целта? За да покажете ентусиазма си за предстоящото им пристигане.
Ако положите допълнителни усилия, за да направите този процес гладък и приветлив, не само новите ви отдалечени служители ще се почувстват успокоени, че са направили правилния избор, но и те могат да разпространят слуха във вашия бранш, че вашата компания се отнася добре с хората си.
По пътя, тази положителни вибрации ще ви помогнат да примамвате и други желани кандидати за работните места.
Съвети от първия ден
За вашия нов служител още от първият ден на отдалечена позиция трябва да се чувства подобно на типичен първи ден, работещ във вашия офис.
В началото планирайте служителят да има лично време със своя ръководител във видеоконференция. Трябва също да има време служителят да се срещне неофициално със своите непосредствени колеги, или в групи, или един на един.
Ако обикновено правите обяд с други членове на вашия екип, помислете за забавни начини, по които можете да направите това практически.
Например, планирайте време за среща и поздрави и доставете храна от ресторант до новия служител и всеки член от екипа. След това всички трябва да направите конферентна връзка и да се насладите на обяда заедно.
За новите наемания във вашия офис обикновено ги разхождате из офисите си, представяйки ги накратко на хора от други отдели? Можете да направите нещо подобно и на практика.
Разходете се около сградата с помощта на видеокамера на ръчно устройство. Или създайте и представете изобразително слайдшоу, което очертава важни области и подчертава вашата организационна схема.
Ранни възможности
За да надградите ангажимента, за да установите първия ден на вашия отдалечен работник, продължете да хоствате виртуални възможности за нови служители да се свързват с вашия екип.
Например, организирайте пауза за кафе Zoom всеки петък сутрин, като назначите един човек от вашия екип да води дискусия по забавна тема. Можете също така да дадете тема на тези срещи (например, да носите любимата си шапка) или да ги центрирате на конкурс с леко сърце (например, дайте най-добрата си рисунка).
След няколко седмици, дайте на новия си служител мини възможност за лидерство, като модериране на дискусията за почивка за кафе. Това ще ги обезкуражи просто да слушат и да висят на заден план при разговори, като ще помогнат на всеки да ги опознае лично.
Отстраняване на потенциални проблеми
Мълчанието от ръководител вероятно е най-голямата грешка, която можете да направите, когато въвеждате в работата и контролирате отдалечени служители.
Без топла и редовна връзка с ключова точка за контакт в организацията ви е лесно за нов отдалечен работник да се почувства безцелен и откъснат от мисията на вашата компания.
Независимо дали те са планирани седмично, ежедневно или две седмици, като редовно да се регистрират редовни регистрации, може да засилите връзките между мениджърите и отдалечените членове на екипа. Постоянните срещи заедно, макар и виртуални могат да помогнат. Чрез тях мениджърите и служителите могат да адресират въпроси и да отстраняват проблеми.
С течение на времето и когато са сдвоени с други стратегии за задържане, тези взаимодействия могат да ви помогнат да задържите последните си служители за години напред – и може би да сведете до минимум текучеството на персонала сред вашия отдалечен екип.
Това е чудесно място за работа, на практика.
Как можете да бъдете „най-доброто място за работа“, когато работното ви място вече не е част от преживяването на служителите ви?
Имате нужда от надежден партньор при въвеждането на нови служители?
Можете да разчитане на HR Services. Пишете ни на info@hrservices.bg сега.
