Агенциите за подбор на персонал често получават запитвания за административен асистент. Това е много важна длъжност, гръбнакът на добре управляван бизнес.
За да бъдете ефективни в справянето с различни задачи, трябва да имате няколко критични административни умения, които са от ключово значение за свършването на работата – и то добре.
Административните асистенти – наричани още администратори, офис чиновници, рецепционисти или секретари – работят в почти всяка индустрия, като изпълняват чиновнически задължения като организиране на файлове, подготовка и редактиране на документи, отговаряне на телефони и запитвания в социалните медии, поздравяване на гости и посетители, организиране на срещи, резервиране на конференции, писане на бележки и други организационни дейности. Те могат също да се справят със счетоводни задачи като създаване на електронни таблици за проследяване на бизнес разходите.
Ако обмисляте да станете административен асистент или да работите върху съществуващия си набор от умения, можете да се сертифицирате чрез редица програми, въпреки че това не е задължително за позицията. Въпреки това, следните умения са задължителни за всеки в тази работа.
Топ 10 на уменията за административен асистент
1. Независимост
2. Професионализъм
3. Организация
4. Управление на времето
5. Междуличностни умения
6. Писмена комуникация
7. Вербална комуникация
8. Внимание към детайла
9. Microsoft Word, PowerPoint и Excel
10. Адаптивност
1. Независимост
Работата на административен асистент изисква работниците често да изпълняват задачи автономно – което означава, че здравата преценка и уменията за вземане на решения са от съществено значение.
2. Професионализъм
Тъй като вие представлявате вашия работодател, когато поздравявате клиенти или правите външни обаждания е необходимо да действате професионално през цялото време. Зрелостта, точността и чувството за дълг ще ви отведат далеч. (Съвет: Това са страхотни качества, които трябва да подчертаете в мотивационното писмо на вашия административен асистент.)
3. Организация
Организираност е едно от най-цитираните в момента умения за административен асистент. Ако не сте, цялата машина е изложена на риск да се изключи. Трябва да бъдете педантични и да изпълнявате чиновнически задължения като поддържане на файлове, папки и графици в правилен ред. Да останете организирани също изисква да поддържате работното си пространство свободно от бъркотия.
4. Управление на времето
Всеки с административен опит може да ви каже колко важно е да следите графика си, така че да можете да изпълнявате задачите си, без да оставяте нещо да падне между пукнатините. Администраторите често жонглират с няколко задачи наведнъж и затова работата изисква отлични умения за управление на времето.
5. Междуличностни умения
Административните асистенти не работят в балон. Част от работата включва общуване с всеки в офиса им, от работници на начално ниво до ръководители на C-suite, и създаване на положителна работна среда. Следователно междуличностните умения са ключови.
6. Писмена комуникация
Добрата граматика е задължителна за административните асистенти, тъй като те пишат офис кореспонденция, като бележки и имейли, когато общуват с мениджъри и служители. Много също водят протоколи по време на срещи в офиса, което изисква силни умения за писане.
7. Вербална комуникация
В допълнение към уменията за писане, административните асистенти могат да се възползват изключително от силни вербални комуникационни умения, когато взаимодействат както със служители, така и с клиенти.
8. Внимание към детайла
Това може да изглежда очевидно, но си струва да споменем, че най-компетентните административни асистенти са ориентирани към детайлите и завършват работата си без грешки.
9. Microsoft Word, PowerPoint и Excel
Един добър административен асистент знае не само как да създава документи в Microsoft Word, но и как да компилира и представя данни с помощта на Excel и PowerPoint. Освен това владеенето на Excel е полезно, когато използвате електронни таблици за записване на офис разходи.
10. Адаптивност
Нещата не винаги вървят по план – и административните асистенти понякога се оказват, че отстраняват неочаквани проблеми. Възможността да се завърта, когато е необходимо, е много важна.
Ако имате тези умения за административен асистент, време е да намерите подходящата работа.
Вашата следваща стъпка? Изпратете ни автобиографията си на info@hrservices.bg сега, за да можем да ви помогнем в търсенето на подходяща работа.
