Много организации са разработили отлични формални встъпителни курсове за новите си служители, с които им помагат да се адаптират към новата среда. Тук разглеждаме онези неща, които отделният мениджър или шеф на отдел може да направи за успешното въвеждане на новопостъпилите в организацията. Първо, дейностите, които можете да организирате, за да намалите напрежението и второ – важните, но шаблонни и административни неща, които можете да направите, за да улесните новопостъпилия, така че той да заработи ефективно възможно най-скоро.
Намаляване на напрежението
Въвеждането е началният период, през който новопостъпилият се адаптира към новата среда. Нарича се ориентация. Продължителността му варира, но най-често е между ден и седмица. През това време той/тя се вълнува от очакванията на организацията към него, от запознанствата с непознати, с които трябва да създаде работни отношения, от изолацията в този период, използавенето на нова техника и способността му да върши работата. Всичко това може да предизвика силно безпокойство и дори стрес, което е потенциално нездравословно и непродуктивно. Целта на встъпителната програма е да намали стреса, свързан с провяната на обстановката. Аз използвам термина „въвеждане“, за да подчертая необходимостта да се окаже помощ на новия служител в деня на постъпването му и преди това.
Добрата ориентация е особено важна за назначаването, ако то не е адресирало проблема с оформянето на психологически договор, или не е включвало реалистичен преглед или описание на длъжността. В такива служмаи безпокойството нараства, тъй като служителят пристига, без да има представа какво се очаква от него.
Колко сериозен е стресът на новодошлия?
При едно изследване на „новобранци“ се установява, че безпокойството и стресът са най-силни през първия ден. Анализирани са проби от кръвта и урината, които показват, че нивото на химикали, свързано с изключително силния стрес, е подобно на нивата у умствено болните.
Защо е толкова висока степента на безпокойството и стреса по това време? Едно от обясненията е, че новопостъпилите трябва да преживеят „многократни преходи на ролите“. Човекът се адаптира не само към работата, защото тя обикновено засяга и неща извън нея. Добър пример за това е абитуриент, започващ първата си работа. Той не само трябва да спре да бъде ученик и да стане работник, но може би се налага да напусне дома си за първи път, да започне да печели, де се оправя с домакинството, да губи приятелит и печели други ит.н. Това важи с още по-голяма сила за висшистите.
Как се промени вашият живот?
Върнете се към времето, когато се присъединихте към настоящата си организация? Как се промени животът ви?
За повечето хора започването на нова работа е една от най-важните смени на ролята в живота. Те трябва да си създадат нови приятелства и нови работни отношения. Промяната в работата може да изправи човек пред необходимостта да овладее нови дейности. Той може да не е съвсем наясно какво се очаква от него. Новата работа може да изиква и смяна на дома – друго стресиращо събитие, а промените може да засегнат и партньора и децата. Всички тези фактори превръщат започването на нова работа в едно от най-стресиращите преживявания в живота ни.
Темите за безпокойството и стреса са предмет на много изследвания, според които ниските нива може да доведат до висока продуктивност, но високите – до лоша. По отношение на кадровото назначаване може би са по-важни откритията, според които има връзка между силното безпокойство и стреса и неудовлетвореността от работата.
Ето и няколко насоки, които ще ви помогнат да направите програма за намаляване на стреса на новопостъпилите:
- Включете реалистична информация – това е продължението на реалистичния преглед на работата. Новопостъпилите трябва да знаят точно какво и как очаквате да вършат. Тук трябва да им осигурите цялата информация, която им е необходима, за да работят ефективно (например, към кого да се обръщат с въпроси).
- Давайте им подкрепа и увереност.
- Използвайте модели за подражание – би било добре новият служител да види определен „модел“ в действие. Накратко, покажете му как други са се спрвили с прехода, който му предстои.
- Обсъдете действията на модела за подражание.
- Репетирайте.
- Учете на самоконтрол на мисълта и чувствата – тъй като е невъзможно да покажете как се действа при всички възможни ситуации, новопостъпилите се нуждаят от някои общи техники, например за отпускане.
- Съобразявайте се с конкретната ситуация – важно е да имате предвид, че различните длъжности предизвикват различни форми на стрес.
Ето възможен план за действие за длъжността финансов специалист, обсъдена по-рано:
- След уреждането по формалностите по назначаването, новият служител ще бъде отведен до работното му място, ще му бъде показано най-основното и ще му се предостави необходимото обучение. Това ще премахне част от несигурността, свързана със смяната на работата, и ще помогне на новопостъпилия да овладее мислите и чувствата си. Новият финансов специалист ще бъде представен на хората в отдела и ще бъде убеден, че можеда разчита на помощта им.
- След първия си ден той ще бъде посъветван да разговаря с няколко души, които също наскоро са постъпили, за да види как те са се адаптирали. Само защото тази програма е насочена към конкретен човек, а не към голям брой нови служители, не е извинение да не бъде преговорена.
- Всички участници ще се срещнат седмица по-рано и ще обсъдят плана и ролята на всеки от тях. На срещата трябва да се подчертае, че е важно от встъпителната програма новият служител да разбере, че може да търси колегите си за помощ, съвет или просто за раз
- за разговор. Освен това всички участници следва да си планират време за посрещането му.
Въвеждането в работата включва намаляване на безпокойството и стреса от промяната. Програмите в тази посока трябва да бъдат приложени през първата седмица, за предпочитане през първия ден. Няма причина те да не бъдат приложени и още преди пристигането на новия служител; съвсем просто е да подготвите материали, от които той да получи реалистична представа за първия си работен ден. Материалите може да включват кратки описания на случаи от практиката, примери за успешни и неуспешни стратегии за адаптация, описание на организационната култура и т.н Една от причините за безпокойство е непознатото. Тези материали може да бъдат изпратени няколко седмици по-рано заедно с встъпителния пакет и това ще намали неизвестостта. Учебната технология, използвана от първокласни организации за дистанционно обучение са отличен пример за разработване на встъпителни програми и пакети.
Първите моменти
Преди новият служител да се появи, вие няма как да сте сигурни, че той е готов за прехода. Но през началните часове на първия ден можете да контролирате всички събития. Можете да вдъхнете сигурност у новодошлия и да покажете организацията в професионална светлина. Ето няколко неща, с които да подобрите изживяването му:
- Проверете дали рецепцията, охраната и т.н. са уведомени за пристигането му, запомнете името му и разберете пред кого следва да се отчете при пристигането си. Най-добре е новият служител да бъде придружен, а не упътен до своя мениджър или супервайзър. От голяма полза би било, ако хората, които го поздравяват, са предразполжени и сърдечни, но може би нямате контрол над това.
- Срещнете се с новия служител и прекарайте с него колкото време е необходимо, за да му обясните работата. Тук вероятно ще обясните как тя се вписва в целите и структурата на организацията, как се оценява представянето на персонала, какви са пробните срокове, управленската структура, кого да търси за помощ и съвет (или за приятелство и менторинг),и, най-вече, как да върши работата.
- Запознайте новия служител с колегите му. Ако са извън офиса, уговорете си време. Важно е те да знаят за пристигането и за естеството на работата му предварително. Така не само ще спестите неудобството и ще пресечете приказките, но и ще помогнете на настоящите служители също да се справят с промяната.
- Заведете го в „Личен състав“, за да уредите формалностите по назначаването. В този момент обикновено се уреждат въпроси като здравно осигуряване, безопасност на труда, униформи, ключове и пропуски, парични аванси, фирмени коли и поверителни въпроси. Проверете процедурите в организацията, преди да уговорите време с персонала за среща с новодошлия.
- Уредете някой, който да заведе новия колега на обяд. Цял час, прекаран в самота и отдаден на размисъл върху преживяното може да бъде изключително смущаващ и трябва да се избегне на всяка цена.
Всичко това трябва да бъде уредено предварително и никой, с когото новият служител се среща, не трябва да бъде изненадан от присъствието му. Настоящият персонал трябва да е наясно защо имат нов колега, каква работа ще върши и защо те се срещат с него.
Ако не сте готови, подгответе се за провал!
По-късно
Новият служител вече е започнал да върши своята работа, но вашата още не е приключила. В ранния следобед проверете, дали нещата вървят добре. Освен това отделете време в края на деня, за да проверите как е минало всичко, оправдани ли са очакванията, можете ли да помогнете с нещо и т.н. Още 2 планирани срещи – една на втората сутрин и една в края на първата седмица – също са много полезни. Дори да няма нищо за обсъждане, ще се види, че ви е грижа, и че можете да бъдете търсени при проблем.
През първата седмица е необходимо тайно да наблюдавате реакциите на персонала, как се адаптират те към промяната и има ли въздействие върху работата им.
