За мениджърите по човешки ресурси изборът на подходящи кандидати е може би най-важната задача в ежедневната работа. Един екип и следователно компанията може да функционира само с правилните служители.
Тъй като бързото попълване на позиция води до високи разходи за компанията, подборът на персонал трябва да бъде внимателно обмислен. Преди да решите за или против даден кандидат, трябва да си зададете следните въпроси:
Какви характеристики, какви умения, какъв опит трябва да имат служителите? Кой е екипен играч и кой е самостоятелен борец?
За да не изгубите представа за всички въпроси, ние ще ви покажем в нашето ръководство как най-добре да продължите със следващия си подбор на персонал.
Какво е подбор на персонал?
Професионален подбор на персонал (или подбор на персонал) е подбор на вътрешни или външни кандидати за конкретна позиция. Това може да бъде новосъздадена позиция или такава, която се освобождава.
Първата стъпка е да решите какви характеристики трябва да притежават кандидатите, за да запълнят оптимално отворената позиция. Можете първо да запишете тези характеристики в мисловна карта, преди да ги класифицирате според уместността. След това трябва да се провери дали желаните изисквания действително са изпълнени и ако да, до каква степен.
Защо подборът на персонал е важен?
Ако изберете човек, който не се вписва в екипа или не отговаря на изискванията, трябва да живеете с последствията: производителността пада или работната атмосфера в екипа ви се отразява негативно.
В резултат на това трябва да започнете отначало или дори да фалирате. Това води до значителни разходи за вашата компания: не само че неподходящите служители не се представят според очакванията и по този начин косвено причиняват разходи – ако настъпи прекратяване и позицията отново е свободна, възникнат алтернативни разходи и планът за бюджета за набиране на персонал трябва да бъде коригиран .
Но ако подходите внимателно към подбора на персонал от самото начало и изберете правилните служители според ясно определени критерии, можете да избегнете тези проблеми.
Процес по подбор на персонал
Необходима е добра подготовка, за да сте сигурни, че можете да вземете правилните решения при подбора на персонал. Преди да можете да изберете правилните кандидати, трябва да знаете на какви критерии трябва да обърнете внимание и как можете да определите дали кандидатите отговарят на тях.
За да ви дадем обща представа за процеса на подбор на персонал, тук сме изброили отделните стъпки от процеса на подбор на персонал:
1. Създайте профил на изискванията: Профилът на изискванията описва по-подробно какви характеристики, знания и умения трябва да притежава дадено лице, за да отговаря на изискванията на дадена позиция.
Най-добре е да се консултирате с вашите колеги от съответния отдел за тази стъпка. В крайна сметка вие най-добре знаете как изглежда работната среда и какви конкретни задачи ще изправят бъдещите членове на екипа.
2. Поставете обява за работа: Използвайки вашия профил с изисквания, можете да създадете и разпространите своята обява за работа. Трябва да се уверите, че длъжностната характеристика е възможно най-ясна. За да разпространите обявата за работа, можете да използвате различни борси за работа или да набирате персонал в социалните мрежи.
3. Анализирайте кандидатурите: Веднага щом получите заявките, трябва да ги проверите и сортирате. Кой може да е подходящ за позицията и вашата компания?
4. Провеждайте интервюта за работа и пробни дни: Следващата стъпка е да разберете кой наистина ви подхожда. Независимо дали телефонно интервю, личен разговор или Център за оценка – има много възможности да опознаете по-добре кандидатите и да проверите дали са подходящи за позицията.
5. Наемете нов член на екипа: Сега всичко, което остава, е решението. Кой получава трудовия договор и кой получава отказ?
Има обаче допълнителни формалности, които трябва да бъдат изпълнени, ако искате да наемете служители. Например, помислете, че трябва да регистрирате нови служители.
Кой решава да бъде нает определен кандидат?
В края на процеса на подбор на персонал, в най-добрия случай, ще сте срещнали няколко интересни кандидати. Сега е време да вземете решение за кандидата, който най-добре отговаря на компанията и на обявената позиция.
Не е нужно обаче да вземате това решение сами. По правило в подбора на персонала участва цял екип за наемане. Ето кои са тези, които взимат решения при подбора на персонал:
• Мениджъри по човешки ресурси: мениджърите по човешки ресурси не само преглеждат входящите кандидатури, но също така могат да внесат важна перспектива в следващите фази на подбор на персонал. Мениджърите по човешки ресурси често следят културната пригодност и мотивацията на кандидатите.
• Мениджър по наемане: Мениджърът по наемане представлява специализирания отдел в процеса на подбор на персонал. Следователно те могат най-добре да оценят професионалната пригодност на кандидатите. Освен това трябва да се уверите, че избраните кандидати се вписват в екипа на лично ниво.
• Ексертен екип: В компании, които наемат повече от 20 души, работническият съвет също участва в подбора на персонал. Техният основен фокус обаче е дали кандидатите отговарят на указанията на обявата и дали процесът на подбор протича без грешки.
• Главен изпълнителен директор: Не винаги е така, че главният изпълнителен директор или ръководството на компанията участват пряко в процеса на подбор на персонал. Но особено когато трябва да бъдат заети ръководни позиции, които са от решаващо значение за развитието на организацията като цяло, ръководството на компанията също може да бъде активно включено.
Критерии за подбор на персонал: Трябва да обърнете внимание на това, когато правите своя избор
За да можете обективно да прецените дали кандидатите отговарят на съответните изисквания, вие се нуждаете от точно определени критерии за подбор, които след това да сравните с характеристиките на съответния кандидат. Колкото по-голямо е съвпадението, толкова по-добре кандидатът отговаря на работата. Като задавате критерии за подбор, вие също повишавате справедливостта на вашия подбор на персонал.
След като сте дефинирали критериите за избор в отделните размери на изискването, всичко, което трябва да направите, е да ги запишете и измерите.
Културно съответствие
Вписва ли се човекът в културата на компанията?
Не само уменията и мотивацията са от решаващо значение за професионалния подбор на персонал. Културното приспособяване също трябва да е правилно: Кандидатите трябва да се вписват в корпоративната култура и да могат да се идентифицират с нея.
Важно е кандидатите да виждат себе си във вашата корпоративна култура – защото така ще се впишат по-бързо в екипа и ще бъдат по-щастливи и по-мотивирани в работата. Ако техните собствени ценности са в съответствие с тези на компанията, те не трябва да ги интернализират или да се преструват на свои. Те могат да бъдат себе си и автоматично да представляват ценностите на компанията.
Креативният свободен дух, например, е по-подходящ за агенция или стартираща компания с плоски йерархии, много пространство за индивидуалност и приятелска атмосфера.
От друга страна, консервативните служители вероятно се чувстват по-удобно, когато има фиксирани структури, които могат да следват.
В процеса на професионален подбор на персонал трябва да се вземе предвид дали кандидатите отговарят на фирмената култура. Мотивационното писмо вече позволява да се направят заключения относно културното съответствие, но това може да се определи най-добре в интервюто.
Използвайте тези въпроси, за да разберете дали е налице културно съответствие:
• В каква работна атмосфера кандидата би бил/била най-продуктивен/а и най-удовлетворен/а?
• Кой е най-добрият начин шефът да даде обратна връзка на екипа?
• С какви колеги най-лесно бихте могли да си представите работа в екип?
• Какво мислите за личните приятелства между колегите?
• Рядко се случва личността на кандидата да отговаря на корпоративната култура 1:1 и не е абсолютно необходима при подбора на персонал – известна гъвкавост е даденост, тъй като културното съответствие в никакъв случай не е всичко. Изяснете си кои принципи са особено важни и кои можете да пренебрегнете.
Инструменти за подбор на персонал
Получихте ли куп приложения за вашата обява за работа? Изглежда, че сред тях има много обещаващи кандидати? След това можете да избирате стъпка по стъпка, докато намерите правилния човек.
За да определите дали кандидатите отговарят на вашите критерии за подбор на персонал, имате на разположение редица инструменти и методи за подбор на персонал:
Анализ на документи
Ако погледнете документите за кандидатстване, можете да сравните техническите квалификации и умения с профила на изискванията. Ако поискате мотивационно писмо в допълнение към автобиографията и сертификатите за стаж, можете да използвате това, за да извлечете не само трудните умения, но и личните мотиви и интереси на кандидата.
Трябва да продължите внимателно, особено в тази първа стъпка от процеса на подбор на персонал. Може бързо да се случи да изключите от самото начало кандидати, които изглеждат посредствени, но всъщност са много подходящи – или обратното.
Затова е важно да държите очите си отворени и да гледате два пъти.
Телефонно интервю
Ако все още има особено голям брой кандидати в надпреварата, можете да започнете нов кръг за подбор чрез телефонно интервю. Това ви спестява организационните усилия за интервю и по този начин ви спестява време и пари.
Телефонните интервюта се използват предимно за създаване на първо впечатление от кандидатите. В същото време можете да проверите отново всички факти тук и да попитате мотивацията.
Такъв разговор не трябва да продължава повече от 10-20 минути и следователно е по-лесен за интегриране в ежедневието от класическото интервю за работа.
Видео интервю
В сравнение с телефонните интервюта, видео интервютата имат малко по-личен оттенък – въпреки че нямат същото качество като личното интервю, те са добър компромис и за двете страни и следователно могат да доведат до по-добро изживяване на кандидата.
Подобно на телефонното интервю, видео интервюто ви позволява бързо да опознаете няколко кандидата без много организационни усилия. Това означава, че можете да филтрирате правилните кандидати от по-голям избор – и в крайна сметка да ги поканите на лично интервю.
Лично интервю
Интервютата за кандидатстване или интервютата за работа са особено често срещани като инструмент за подбор на персонал. Запознавайки се лично, можете да проверите посочените квалификации, лични нужди, социални умения и съответния потенциал за развитие.
Въпреки многото други процедури при подбора на персонал, интервюто е непобедим номер 1. В интервюто за работа не само кандидатите имат шанс да се представят лично. Като компания можете също да се покажете от най-добрата си страна и да ни кажете повече за позицията или компанията като цяло.
Важно: Продължете по структуриран начин и разгледайте предварително документите за кандидатстване на поканените кандидати.
Трябва също така да си водите бележки по време или след интервюто, за да не забравите подробности и да можете да обсъдите резултатите си с колеги. Можете да използвате формуляр за оценка, за да оцените вашите кандидати, за да улесните избора си.
Психометрични тестове
Психометричните тестове все повече се използват за обоснован подбор на персонал. Тестовете са включени в процеса на кандидатстване на място или се предшестват от интервю. Те са стандартизирани и се използват за измерване на индивидуалните поведенчески характеристики и измерване на способности.
Личностните тестове са най-често използваните и имат за цел да дадат по-добра представа за характера на съответния човек.
Въз основа на записаните характеристики трябва да се направят изводи за характеристиките на лицето или бъдещото му поведение в работната среда. Работодателите ги използват като начин за намаляване на процента на грешни решения и прогнозиране на ефективността на конкретна позиция.
Но бъдете внимателни! В интернет се разпространяват много тестове за диагностика на способностите, които не отговарят на научните стандарти и следователно са неподходящи за подбор на персонал. Полезните психологически процедури са скъпи и трудни за управление, особено за малки компании като стартиращи фирми. Не само парите играят роля, но и уменията за правилна оценка на психологическите тестове.
Център за оценка
В центъра за оценка (накратко AC) няколко инструмента за подбор на персонал се комбинират на етапи. ACs често са поредица от елементи за диагностика на способностите и интервюта. Цялата процедура отнема средно от един до три дни. Центровете за оценка са особено добре представени в големи компании за стажантски и управленски позиции.
В АС се оценяват професионални и личностни характеристики (за оценка). Те представляват високоефективен метод за оценка на потенциала на кандидатите, като целта е да се запише представянето и поведението на няколко кандидата едновременно и да се оцени чрез наблюдение (въз основа на зададените критерии).
Поради това центровете за оценка се считат за особено времеемки и си заслужават само при подбор на персонал, ако длъжността, която трябва да бъде заета, включва огромна отговорност. Или ако искате да сте сигурни, че кандидатите наистина имат потенциала за развитие, който сте си представяли.
Пробен ден на работа
Пробен ден в компанията или представени образци на работа служат за симулиране на реални работни ситуации и задачи и за тестване на поведението, представянето и ноу-хау на кандидатите. Типични елементи на пробната работа са ролеви игри, упражнения с пощенска кошница (за тестване на устойчивостта на стрес) или кратки презентации.
Интегрирането на пробен работен ден в подбора на персонал е особено полезно, ако искате да разширите малък екип и кандидатите трябва да са готови за работа възможно най-бързо. В същото време и двете страни могат по-добре да преценят дали химията наистина е правилна.
Кои инструменти за подбор на персонал трябва да използвате?
Въпреки че интервюто вероятно има своето място във всеки процес на подбор на персонал, не е необходимо да се организира център за оценка или да се провежда психологически тест, за да се заеме всяка позиция.
Всички споменати инструменти могат да ви помогнат да изберете правилните кандидати. Но трябва да използвате само елементите, които наистина са необходими за решението. Ако процесът на кандидатстване има твърде много етапи, може да отнеме твърде много време и обещаващи кандидати ще отпаднат, преди да сте взели решение.
Кои инструменти да използвате зависи от позицията, която искате да заемете, и ситуацията на пазара на труда.
Например, ако трябва да се попълни позиция в отдела по продажбите, способността на кандидата да комуникира зависи, наред с други неща, от способността му да комуникира. За да можете да оцените това по-добре, може би си струва да направите практическо упражнение, в което се пресъздава разговор с клиент.
Ако търсите някой за развитие на бизнеса, стратегическият начин на мислене може да е по-важен. Следователно трябва да проектирате процеса на подбор на персонал по такъв начин, че индивидуалните изисквания за позицията да могат да бъдат оценени най-добре.
Друг фактор е състоянието на пазара на труда. Ако много квалифицирани кандидати отговарят на вашата реклама, по-добре си струва да интегрирате център за оценка в процеса на подбор. Това означава, че можете да тествате няколко кандидата едновременно.
За позиции с по-малък брой може да е по-разумно да поканите кандидатите поотделно на интервю или пробен ден, тъй като квалифицирани кандидатури може да се получават спорадично за по-дълъг период от време.
Контролен списък за подбор на персонал
Какъвто и подход да изберете, в края на процеса на подбор на персонал трябва да можете да идентифицирате кандидатите, които най-добре подхождат на вашата компания и които ще допълнят и развият екипа със своя професионален опит и личност.
За да ви помогнем да следите всички важни фактори при избора на персонал, ние съставихме списък за проверка за вас:
Ако имате предвид тези точки по време на процеса, можете да получите цялостна картина на кандидатите и тяхната пригодност. Така можете да постигнете успех при подбора на персонал.
Критерии за качество при подбор на персонал
За да можете да разчитате на вашия процес на подбор на персонал, трябва да се уверите, че вашите стъпки за подбор отговарят на тези критерии за качество: обективност, надеждност и валидност. Само ако това е така, можете да създадете основа за подбор на персонал, на която да вземете надеждни решения.
Обективност
Различните мениджъри по човешки ресурси трябва да стигнат до много сходно заключение относно пригодността на едни и същи кандидати, при условие че подхождат обективно. Проблемът често възниква, че мениджърите по човешки ресурси включват собствените си идеи и мнения в интервю и оценяват по-добре кандидати с подобни възгледи.
Това само по себе си е напълно човешко, но може да доведе до погрешно тълкуване на пригодността и по този начин до грешки при подбора на персонал. В зависимост от процедурата на изпитване желаната обективност понякога се постига по-лесно, а понякога по-трудно. Например при писмени тестове, в които специалистите по човешки ресурси дават само старт и стоп сигнал, обективността е по-добра, отколкото при индивидуално интервю.
Надеждност
Надеждност означава точността на резултатите от измерването, т.е. можете да постигнете надеждност преди всичко, когато провеждате стандартизирана тестова процедура.
Такива тестове се предлагат главно в центровете за оценка, при условие че мениджърите по човешки ресурси подхождат обективно към въпроса. Това е още по-трудно, когато става въпрос за анализ на CV или анализ на сертификати, тъй като тук самите мениджъри по човешки ресурси играят ролята на измервателен инструмент. В този случай обективността на служителите по човешки ресурси е предпоставка за получаване на надеждни резултати. За да бъде подборът на персонал възможно най-обективен, си струва предварително да се определят критериите, според които се вземат решения.
Валидност
Процесът на подбор е валиден, ако измерва това, което трябва да измерва. Валидните процедури за подбор помагат да се гарантира, че са избрани кандидатите, които е най-вероятно да отговарят на изискванията на позицията.
Най-добрият начин да прецените дали вашите процедури за подбор са валидни е въз основа на вашия опит: Доволни ли сте от вашия екип и дали всеки се справя със задачите си? Тогава сегашните ви методи за подбор на персонал са добри.
Високата надеждност и обективност могат да доведат до висока валидност – но не е задължително. Такъв е случаят, например, ако в теста за правоспособност е избрана процедура, която е надеждна и обективна, но не казва нищо за това колко добре кандидатите в крайна сметка ще свършат работата си (= валидност).
Такъв е случаят, например, ако надеждно измервате колко добре човекът може да се справя с клиенти – но той няма да работи в контакт с клиенти. Това трябва да се предотврати, доколкото е възможно, при подбора на персонал.
Ако се уверите, че тези критерии са изпълнени на всяка стъпка от процеса на подбор на персонал, нищо не пречи на безопасния подбор на персонал и имате оптималната база за подбор точно на кандидатите, които се вписват във вашия екип и отговарят на изискванията на съответния позиция.
Имате нужда от експерти в подбора на персонал?
Не се колебайте и пишете на info@hrservices.bg или звъннете на 0889 364 557.
