Независимо дали работите за малко стартиращо предприятие или за голяма компания с хиляди служители, трябва да знаете как вашият екип ще расте с времето – с други думи, кого ще наемете и кога. Ето защо трябва да разработите план за подбор на персонал, за да улесните процесите на наемане и да се уверите, че имате достъп до необходимия талант, когато имате нужда.
Стратегическият план за набиране на персонал е важен не само за запълване на свободните работни места, но и защото лошите решения за подбор на персонал могат да струват скъпо. Като предприемете активен подход и предварително съставите план за подбора на персонал, можете да спестите време и пари и да минимизирате проблемите, които ще срещнете по пътя.
Въпросът е: как можете да разработите план за подбор на персонал, който да отразява динамичния характер на съвременния пазар на труда? На пазар, който непрекъснато се променя, как можете да предвидите бъдещите нужди от персонал и активно да планирате напред?
В статията ще представим стъпките, които трябва да предприемете, за да разработите и изпълните стратегически план за подбор във вашата компания!
Ще разгледаме следните теми:
• Какво е план за подбор на персонал
• Стъпки за създаване на успешен план за подбор на служители
• Анализ нуждите и пропуските в подбора на персонал
• Създаване на план и календар за подбор на персонал
• Определяне на инструментите, за реализация на плана
• Определяне изисквания за всяка позиция
• Съставяне на бюджет
• Описание на работата
• Създаване на процес за подбор на кандидати
• Извършване на проверка
• Изготвяне на оферта на избрания кандидат
• Получаване на обратна информация след започване на работа
• Оптимизиране на плана
Какво е план за подбор на персонал?
Плановете за подбор на персонал са много повече от това просто да знаем какви роли трябва да бъдат запълнени в близко бъдеще – те са възможност за изравняване целите на компанията и пропуските в уменията с вашите усилия за наемане. Стратегическият план за подбор трябва да включва позициите, които трябва да наемете, календар за подбор на персонал, информация за бюджета, инструменти за проследяване и оценка и други важни подробности за това как ще управлявате процеса по подбор на персонал.
Стъпки за създаване на успешен план за подбор на персонал
Ясно е, че изработването на стратегия за подбор на персонал е най-добрият начин да преосмислите и подобрите практиките си за наемане на работа, но много компании не успяват да планират това. За да ви помогнем да се ориентирате в процеса на планиране, ви предлагаме 11 стъпки за създаване на успешен план за подбор на персонал.
Анализирайте нуждите на умения
Първата стъпка към създаването на план за подбор на персонал е да идентифицирате нуждите си от знания и умения, които вашият съществуващ талант не може да запълни. Започнете с анализ на растежа на вашата компания, като вземете предвид важни фактори като текучеството на служителите и очакваните повишения, тъй като те ще повлияят на нуждите ви от наемане.
Преценете кои отдели и роли ще се нуждаят от укрепване и защо. Напуска ли ключов член на екипа? Ще започне ли нов проект? Като научите кои умения ще липсват на вашия екип и тези, които ще трябва да се справите с бъдещото натоварване, можете да предприемете проактивен подход на търсене.
Създайте план и календар за подбор на персонал
След това можете да приложите анализа си на практика и да прецените от колко служители ще се нуждае всеки отдел и приблизително кога са необходими. Това ще ви помогне да планирате предварително и да предвидите бъдещите нужди навреме, за да се подготвите за тях. (Например, ако трябва да попълните работна позиция в трето тримесечие, може да се наложи да започнете подготовката си през второ тримесечие, за да сте сигурни, че ще я попълните навреме.)
С тази информация можете да съставите пълен календар за подобор на персонал за годината. Това трябва да включва позициите, които ще трябва да наемете за тримесечие, общата бройка за всеки отдел и срока за наемане за кога ще започне всеки кръг от наемането.
Определете инструментите, от които се нуждаете, за да реализирате плана си
Сега, когато имате календар и план за подбор, можете да идентифицирате инструментите, които ще ви трябват за изпълнение. Едни от най-критичните решения са в система за проследяване на кандидатите, инструментите за оценка на работното място и скрининг.
Тези инструменти ще помогнат на вашия екип да организира и оптимизира усилията за наемане на вашата компания, като автоматизира отнемащите време задачи и подобрява процеса на проверка на кандидатите. Не само трябва да инвестирате в необходимите инструменти, за да свършите работата, но и да се уверите, че всички участващи имат достъп до инструментите и са обучени да ги използват.
Определете изискванията за всяка позиция
Със солидна представа за кои роли ще наемате, можете да започнете да определяте изискванията за всяка една работна позиция. Какви са характеристиките и уменията, които искате да имат кандидатите за работа? Какви ще бъдат ежедневните им отговорности? А целите им?
За да сте сигурни, че всички са на едно и също мнение и да намалите времето за наемане, трябва да се срещнете с мениджърите по подбор и да обсъдите заедно тази стъпка. Това ще ви помогне да развиете задълбочено разбиране на всяка роля и какви са нуждите, за да я изпълните ефективно.
Съставете бюджет
Въз основа на предишните ви разходи на подбор можете да прецените колко ще са разходите ви за подбор за следващата година. Имайте предвид различни разходи, свързани с процеса на набиране на персонал, които ще трябва да отчитате в бюджета си.
Някои от най-често срещаните разходи за подбор на персонал включват:
• Реклама в сайтове за работа и социални медии
• Панаири и участия в кариерни форуми
• Разходи за брандиране на работодателя
• Възнаграждения на служителите за подбор
• Разходи за използвани на външни агенции, асесмънт центрове и други
• Пътни разноски
Започнете с убедително описание на работата
Привличането на най-добрите кандидати започва със силно описание на работата. Много компании приемат грешен подход. Те изброяват специфичните изисквания и очаквания за работа, но не споделят нищо за това, което компанията може да предложи.
Избягвайте тази грешка и вместо това се стремете да пишете убедителни и привлекателни причини, които да се харесат на търсещите работа. Те трябва да включват информация за мисията и ценностите на вашата компания, както и специфичните особености за ролята. Не се страхувайте да покажете някаква личност – не забравяйте, че описанията на длъжността са възможност да продадете работата на потенциални кандидати.
Установете процес на подбор
След това трябва да помислите как ще се справите с трудната задача за избор на кандидати. Ясно определете как ще работи цялостният процес, като установите колко кръга за интервюта ще имате и кой ще бъде натоварен с интервюто и подбора на кандидати.
Би следвало да не използвате процес на подбор за всички кандидати. По-скоро трябва да търсите различни начини за персонализиране преживяването за всеки кандидат.
Можете да направите това, като разгледате какви въпроси, нужди или притеснения биха могли да имат по време на процеса на интервю и подбор и активно да ги адресирате.
Оценяването преди наемане на работа са чудесен ресурс за подбор на квалифицирани кандидати в началото и за придвижването им напред в процеса на подбор. Има много различни видове оценки, измерване на умения и личностни тестове за определяне на познавателните способности и културно приспособяване.
Провеждане на проверки и справки
След като сте избрали кандидат, трябва да извършите проверки, ако е необходимо. Това не винаги може да е необходимо, в зависимост от политиките на компанията и ролята, за която наемате. Необходимо е да направите справки, които са начин за оценка на кандидата и потвърждаване на неговата квалификация. Те по същество помагат да потвърдите вашата вътрешна оценка за това дали кандидатът е подходящ или не за организацията. По време на проверките, опитайте се да задавате отворени въпроси относно производителността, постиженията и трудностите, за да научите колкото е възможно повече от референта.
Направете оферта на избрания кандидат
Като част от общия ви план за подбор на персонал, трябва да определите кой ще отправи оферта и кой ще преговаря допълнително с избрания кандидат. Първо, трябва да се обадите или изпратите имейл на идеалния си кандидат и да предложите позицията. След като получите потвърждение, че вашият кандидат ще приеме ролята, e правилно да продължите с официално писмо за оферта, което очертава споразумението в писмена форма.
Определете какво се случва след започване на работа
Най-добрите планове за подбор на персонал не спират с писмото с офертата. Докато приключвате плана си, определете какво ще се случи след приемането на работата. Определете кой ще се грижи за обучението на наетия служител и какво трябва да овладее в първите седмици на започване на работа. Като отговорите предварително на тези въпроси и имате план, можете да направите безпроблемни преходи от кандидат към служител.
Оптимизирайте плана си, докато вървите
И накрая, можете да използвате отзивите от подбора за анализи и за да го оптимизирате. Изпратете анонимно проучване, за да събирате отзиви от новите служители. Как протичаше процеса на интервю и подбор? Каква част от процеса беше извършена добре и каква част можеше да бъде по-добра?
Можете също така да използвате добре анализите си за подбор. Прегледайте ключовите показатели за подбор на персонал като време за наемане, качество на наемане, ранни проценти на оборот и цена. След това намерете начини, по които можете да подобрите процеса на подбор на работа въз основа на тези данни. Както пазарът на труда през XXI век и индустрията винаги се развиват, така и вашият план за подбор трябва да се развиват с течение на времето.
Заключение
Може да отнеме време и усилия за създаването на план за подбор, но усилията в използване на ръководство за управление на този процес си заслужават. Изготвения план трябва да се адаптира и оптимизира въз основа на нуждите на бизнеса и как те се колебаят във времето.
Например, какво, ако вашата компания расте по-бързо от очакваното и трябва да наемете повече хора, отколкото първоначално сте очаквали? Или какво ще стане, ако решите да внедрите чисто нова технология? Продължете да работите върху плана си за набиране на персонал, измервайки ключови показатели и го усъвършенствайте, за да постигнете възможно най-добрите резултати.
Можете да се свържете с нас на телефон 0889 364 557 или чрез имейл на info@hrservices.bg